Een goede receptionist is niet alleen vriendelijk en behulpzaam, maar ook afgestemd op de beller. Bij Vera Virtueel trainen we onze receptionisten op een aantal praktische gewoontes die zorgen voor een professionele én prettige ervaring aan de telefoon.
1. Pas je tempo en toon aan
Luister goed naar hoe de beller spreekt. Is iemand gehaast? Houd je antwoorden kort en duidelijk. Is iemand juist rustig of uitgebreid? Neem de tijd en toon interesse. Door het tempo en de toon van de beller te spiegelen, voelt het gesprek natuurlijk en prettig aan.
2. Begin met een glimlach
Een glimlach hoor je door de telefoon. Het zorgt direct voor een warme, uitnodigende toon en helpt je zelf ook om ontspannen en positief te blijven.
3. Neem even een moment
Voordat je opneemt: adem in, focus, en zet andere taken even uit je hoofd. Zo kun je elk gesprek met volle aandacht voeren, ook als het druk is.
4. Geef vertrouwen door te bevestigen
Herhaal belangrijke informatie zoals namen en telefoonnummers. Spel moeilijke woorden en check of je alles goed hebt genoteerd. Dat voorkomt fouten en geeft de beller zekerheid.
5. Vermijd “Ik weet het niet”
Als je het antwoord niet weet, zeg dan bijvoorbeeld:
- “Laat me dat even voor je uitzoeken.”
- “Ik verbind je graag door met de juiste persoon.”
Zo houd je het gesprek open en professioneel.
6. Leid het gesprek met een vraag
Bij lastige vragen is het belangrijk om het gesprek in beweging te houden. Vraag bijvoorbeeld:
- “Goed dat u dat vraagt! Mag ik uw naam even noteren?”
- “Ik zoek het graag voor u uit. Wat is het beste telefoonnummer om u terug te bellen?”
Zo blijf je behulpzaam én verzamel je de juiste informatie om goed te kunnen opvolgen.
Bij Vera Virtueel passen we deze principes dagelijks toe. Onze receptionisten zijn getraind om professioneel, vriendelijk en flexibel te reageren op elke beller. We gaan verder dan een standaard antwoordservice, we zijn een verlengstuk van jouw bedrijf.