Een telefoongesprek is vaak het eerste contactmoment tussen een klant en een organisatie. Hoe je dat gesprek voert, bepaalt niet alleen de indruk die je achterlaat, maar ook hoe professioneel en klantgericht je bedrijf overkomt. Bij Vera Virtueel weten we dat de juiste toon, timing en woordkeuze het verschil maken. Daarom delen we hieronder een aantal praktische tips die onze receptionisten dagelijks toepassen.
Stel vragen met stijl
Vragen als “Wie is dit?” of “Wat is je naam?” kunnen snel bot overkomen, ook al zijn ze niet zo bedoeld. Kies liever voor een vriendelijke formulering zoals:
- “Mag ik vragen met wie ik spreek?”
- “Mag ik uw telefoonnummer noteren?”
- “Mag ik een bericht voor u achterlaten?”
Door te beginnen met “Mag ik…” klinkt elke vraag beleefd en professioneel.
Vraag altijd toestemming voor een pauze
Moet je iets opzoeken of iemand doorverbinden? Vermijd korte zinnen als “Momentje” of “Wacht even”. Zeg liever:
- “Een ogenblikje, alstublieft.”
- “Mag ik u even in de wacht zetten?” En als je terugkomt in het gesprek: “Bedankt voor uw geduld.” Zo houd je het gesprek vriendelijk en respectvol.
Stuur het gesprek met gerichte vragen
Soms weet je het antwoord op een vraag niet direct. In plaats van te zeggen “Ik weet het niet”, kun je het gesprek sturen met behulp van een vervolgvraag:
- “Goede vraag! Mag ik uw naam noteren zodat ik dit kan navragen?”
- “Ik zoek het graag voor u uit. Wat is het beste nummer om u terug te bellen?” Zo blijf je behulpzaam en verzamel je de juiste informatie om het gesprek goed af te ronden of door te zetten.
Pas je toon en tempo aan
Luister goed naar hoe de beller spreekt. Is iemand gehaast? Houd je antwoorden kort en duidelijk. Is iemand juist rustig of uitgebreid? Neem de tijd en toon interesse. Door je toon en tempo aan te passen, voelt het gesprek natuurlijk en prettig aan.
Bevestig en herhaal
Herhaal belangrijke informatie zoals namen, telefoonnummers en berichten. Spel moeilijke woorden en check of je alles goed hebt genoteerd. Dat voorkomt fouten en geeft de beller vertrouwen dat zijn of haar boodschap goed wordt overgebracht.
Hoe wij dit doen bij Vera Virtueel
Bij Vera Virtueel hanteren we deze etiquette als standaard. Onze receptionisten zijn getraind om elk gesprek professioneel, vriendelijk en afgestemd op de beller te voeren. We gaan verder dan een antwoordservice: we zijn een verlengstuk van jouw bedrijf en zorgen ervoor dat elke klant zich gehoord en geholpen voelt.
Meer weten? Neem contact met ons op!