Je bedrijf groeit en de telefoon staat niet stil. Klanten bellen voor afspraken, vragen of offertes. Dat is een goed teken, maar het vraagt om een oplossing. Wie neemt die telefoontjes aan, en hoe zorg je dat elk gesprek professioneel verloopt?
Je hebt grofweg twee opties: een receptionist in dienst nemen of kiezen voor een virtuele receptionist. Hieronder vergelijken we beide opties op de belangrijkste aspecten.
Kosten en administratie
In-house receptionist
Voordat je iemand aanneemt, ben je al tijd kwijt aan het schrijven van een vacature, het voeren van gesprekken en het regelen van contracten. Daarna komen de vaste lasten: salaris, vakantiegeld, pensioen, verzekeringen, werkplek, apparatuur en software. Ook betaal je sociale lasten zoals loonbelasting en premies. En vergeet niet de kosten van pauzes, ziekteverzuim en verlof.
Virtuele receptionist
Bij een virtuele dienst betaal je alleen voor de tijd dat er daadwerkelijk gewerkt wordt. Geen kosten voor pauzes, geen ziekmeldingen, geen extra verzekeringen. Je hoeft niemand in te werken of te begeleiden. Alles is al geregeld. De meeste aanbieders werken met een flexibel tarief, bijvoorbeeld per minuut, zodat je alleen betaalt voor wat je gebruikt.
Training en onboarding
In-house receptionist
Nieuwe medewerkers moeten worden ingewerkt. Dat kost tijd en aandacht. Je moet een trainingsplan opstellen, een handleiding maken en zorgen dat ze voldoen aan wettelijke eisen zoals veiligheid en privacy. Vaak moet een collega tijd vrijmaken om dit te begeleiden.
Virtuele receptionist
Virtuele receptionisten zijn al getraind en werken volgens vaste protocollen. Je kunt instructies meegeven, maar je hoeft geen tijd te steken in basisopleiding. De dienst is direct inzetbaar en schaalbaar.
Continuïteit en beschikbaarheid
In-house receptionist
Een receptionist is beschikbaar tijdens kantooruren, maar valt weg bij ziekte, pauze of vakantie. Je hebt geen back-up tenzij je een tweede medewerker aanneemt. Tijdens drukke momenten kan de telefoon blijven rinkelen zonder dat iemand opneemt.
Virtuele receptionist
Virtuele diensten werken vaak met een team. Er is altijd iemand beschikbaar, ook tijdens piekmomenten. Je bent verzekerd van continuïteit, zonder dat je extra personeel hoeft in te zetten.
Klantbeleving en professionaliteit
In-house receptionist
Een receptionist op locatie kan bezoekers persoonlijk ontvangen en is zichtbaar onderdeel van je team. Dat kan bijdragen aan een warme sfeer, vooral bij fysieke bedrijven zoals praktijken of winkels.
Virtuele receptionist
Virtuele receptionisten zijn getraind in klantvriendelijkheid en professioneel taalgebruik. Ze kunnen gesprekken aannemen, doorverbinden, berichten doorgeven en afspraken inplannen. Voor digitale bedrijven of dienstverleners is dit vaak voldoende en zelfs efficiënter.
Schaalbaarheid en flexibiliteit
In-house receptionist
Opschalen betekent extra personeel aannemen. Dat kost tijd en geld. Je zit vast aan contracten en vaste uren. Bij minder drukte betaal je alsnog het volledige loon.
Virtuele receptionist
Je kunt eenvoudig opschalen of afschalen. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Bij groei kun je het pakket uitbreiden, bij rustiger periodes schakel je terug. Dat maakt het ideaal voor seizoensbedrijven of snelgroeiende organisaties.
Vera Virtueel: flexibel, professioneel en betaalbaar
Met Vera Virtuele Receptionisten kies je voor een oplossing die meegroeit met jouw bedrijf. Wij zorgen ervoor dat jouw klanten altijd vriendelijk en deskundig te woord worden gestaan. Geen gemiste oproepen, geen zorgen over bereikbaarheid en geen vaste lasten. Jij houdt tijd over voor wat echt telt: het laten groeien van je onderneming. Meer weten? Mail naar info@veravirtueel.nl voor een vrijblijvend gesprek.